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5
min

La méthode Skello d’organisation de la présence alternée

Clélia
Clélia
18
May
2020
-
Mis à jour le
02
.
07
.
2021
La méthode Skello d’organisation de la présence alternée

Chez Skello, nous avons mis en place le principe du “travail hybride” pour les personnes ayant exprimé un besoin clair et justifié de retourner dans les bureaux : c’est comme si nous étions en télétravail mais dans les locaux ! Nous avons souhaité répondre à la demande de certains salariés confinés, considérant que le bien être est une priorité et avons déployé de gros efforts pour les accompagner au mieux face à ce besoin.

Lucie, notre Head of People, nous explique dans cette interview comment elle a envisagé la phase n°1 de notre plan de déconfinement, du 11 mai jusqu’au 3 juin.

Combien de personnes retournent chez Skello cette semaine et quels ont été tes critères pour accepter leur demande ?

Fin avril, nous avons sondé nos employés à l’aide d’un questionnaire typeform pour connaître leurs préférences concernant le retour dans les bureaux. 21 personnes ont évoqué le souhait de réintégrer les locaux de Skello avant début juin : 2 à temps plein et 19 de temps en temps. Les autres continueront le temps qu’il faut le télétravail par souci de sécurité. Cette sélection s’est faite sur base de trois critères :

  • Pouvoir se rendre au bureau sans emprunter les transports en commun afin d’assurer la sécurité du salarié avant tout ! S’il n’y a pas d’autres possibilités, nous restons bien sûr ouverts à la discussion.
  • Justifier d’un motif réel et sérieux (isolement, conditions de travail compliquées, problématique d’accès à internet…)
  • Accepter d’être présent toute la journée pour éviter les allers/retours

Pourquoi les salariés concernés ont cette contrainte de devoir venir pour l’entièreté de la journée ?

Nous avons pris cette décision car nous avons estimé que cela réduirait les allers retours et croisements des personnes au sein de Skello. De plus, on considère que la personne sera plus productive si elle ne doit pas changer de lieux de travail deux fois par jour ! Les salariés peuvent donc venir dans les bureaux de 9h à 19h et ceux ayant été nommés “référents” (7 d’entre eux) devront arriver avant 9h et repartir les derniers afin de veiller au respect de l’ensemble des règles et de vérifier l’accès aux locaux !

Comment as-tu décidé de communiquer la réorganisation Skello aux employés ?

Nous avons fait une grosse réunion d’équipe lundi dernier pour présenter les bases du plan de déconfinement et le protocole de mise en sécurité des salariés qui commence dès cette semaine ! Sur Zoom, chacun a pu poser les questions qu’il souhaitait pour que nous puissions y répondre en direct ou dans la présentation qui a été envoyée ensuite. La présentation contient l’ensemble des règles à respecter : les mesures de sécurité à respecter en termes d’hygiène, les règles d’espace et de circulation au sein de Skello, le plan du bureau mis à jour avec des sens de circulation… Pour les personnes ayant évoqué le besoin de retourner au bureau, un email récapitulatif de notre nouveau rythme de travail a été envoyé.

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Comment as-tu organisé le planning des employés Skello ?

En interne, nous utilisons déjà notre outil pour gérer les congés de nos employés mais aussi leurs shifts Intercom (il s’agit de notre plateforme de gestion de service client à laquelle participe l’entièreté des membres de l’équipe chaque mois). Dans notre plan de déconfinement, nous avons décidé d’aller plus loin et d’utiliser notre propre produit (comment ne pas y avoir pensé avant 😉?) pour gérer les rotations de nos équipes et la présence alternée des personnes ayant demandé à réintégrer les bureaux dans le courant du mois de mai. Afin de gérer au mieux l’affluence dans les locaux et d’assurer la sécurité de tous grâce à une traçabilité des personnes présentes chaque jour, les collaborateurs Skello concernés ont été invités à bien vouloir renseigner sur notre outil Skello leurs jours de présence avec l’indication “Présence COVID-19”.

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Donc l’utilisation du planning Skello au sein de Skello te permet à toi, encore à distance, de gérer en toute sécurité les collaborateurs présents au travers de shifts ?

Exactement. C’est un moyen simple, rapide et que tous nos collaborateurs savent déjà utiliser qui leur permet de prévenir de leur présence et surtout d’avoir une vision globale des venues de chacun dans les bureaux. C’est une bonne solution pour rassurer les collaborateurs, par la même occasion : cela leur confirme que nous prenons toutes les mesures possibles pour éviter une probable contamination et pour les garder en pleine forme ! Et surtout, dans le cas malheureux d’une contamination, l’outil Skello va nous aider à créer la matrice de contact du salarié demandée par l’état dans le cadre du protocole de mise en sécurité des salariés.

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Les plannings sont donc visibles par les membres Skello et te permettent de jeter un oeil sur la réorganisation interne quotidienne, tout en communiquant facilement avec des emails automatiques ! Qu’as-tu envisagé pour vérifier les arrivées et départs des salariés concernés ?

Nous avons décidé d’utiliser pour la première fois en interne notre badgeuse Skello (un système de pointage sur tablette). La tablette est placée juste à l’entrée du bureau, précédée par un gel hydroalcoolique et chaque salarié est invité, après s’être désinfecté les mains, à taper son code pin personnel pour indiquer sa présence ! La tablette devra aussi être nettoyée après utilisation à l’aide de lingettes mises à disposition. Chaque personne a donc reçu au préalable un code pin unique par email.Le gros plus de ce système, c’est qu’il me permet de savoir qui était en contact avec qui et à quel moment : c’est un système de traçage extrêmement efficace pour pouvoir mettre en sécurité les bonnes personnes en cas de contamination de l’un des employés.

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Chez Skello, on a donc un immense avantage qui est d’avoir développé un outil qui puisse nous servir en interne pour ces nouveaux besoins urgents et essentiels qui suivent le confinement ! Si avant, les problématiques de gestion de personnel et de planning touchaient surtout les restaurateurs et commerçants… toutes les industries sont contraintes de s’adapter maintenant, la nôtre y compris ! Ces plannings connectés nous permettent d’instaurer ce “travail hybride” en accéléré et d’envisager un retour au bureau progressif, tout en gardant toujours le même mode de travail qu’en télétravail : l’ensemble des réunions continuent d’avoir lieu en ligne, le but étant toujours de conserver la distance de sécurité ! 😊

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