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10
min

Comment choisir son outil de gestion de planning et de personnel ?

Clélia
Clélia
19
February
2021
-
Mis à jour le
17
.
06
.
2021
Comment choisir son outil de gestion de planning et de personnel ?

La gestion de planning et du personnel, c’est la planification des ressources humaines de votre entreprise ! Souvent, il s’agit d’une tâche longue et chronophage, d’autant plus dans certains secteurs tels que la restauration, l’hébergement, la GMS, les centres de santé, etc... L’organisation du travail des collaborateurs doit prendre en compte un grand nombre de paramètres : les règles légales des conventions collectives, la structure de votre établissement, votre fonctionnement au niveau de la paie… Le challenge est donc d’arriver à coordonner la gestion des plannings entre équipes de manière optimisée : prendre en compte les demandes individuelles, gérer les imprévus, les flux d’activité changeants.

Avoir un planning optimisé, c’est donc avoir un bon staffing : ne pas être en sous-effectif ou sureffectif et atteindre ses objectifs de vente ! Et c’est l’un des facteurs de réussite les plus importants en entreprise. Alors comment gérer au mieux ces problématiques RH ?  Certains le font sur papier, d’autres avec excel, mais nous vous recommandons vivement d’acquérir une solution digitale. Cet article a pour vocation de vous faire voir les avantages et désavantages des meilleures solutions existantes du marché.

Comparatif des logiciels de gestion du temps et des ressources

 

Ce que vous devez regarder plus précisément au moment du choix de votre outil de gestion de planning et de personnel : les fonctionnalités principales ou différenciantes, les avantages, les désavantages, les marchés couverts et les prix et forfaits proposés. 

Avantages d’un logiciel de gestion de planning et de personnel 


Les employeurs et DRH sont très nombreux à perdre énormément de temps de leur quotidien pour gérer l’administratif. Or, nous sommes d’accord pour dire que les tâches administratives sont souvent longues et apportent peu de plus-value aux professionnels. Il y a tellement mieux à faire pour porter son entreprise jusqu’au succès ! Gérer les heures de travail de vos équipes de manière autonome et non digitalisée est un casse-tête, et il le sera d’autant plus que votre entreprise grandit. C’est pour cela qu’existent différentes solutions RH pour vous aider. Le choix va être déterminant pour la suite de votre activité. 

Pourquoi utiliser une alternative au papier ou au tableur excel ?

Avec un logiciel pour gérer les plannings et les collaborateurs, vous regroupez l’ensemble de vos données RH sur un seul et même espace. Finies les oublis ou les erreurs ! Vous ne perdez plus vos feuilles, ne devez plus harceler vos employés pour leur faire donner un document et ne perdez plus des heures à chercher dans les sous-dossiers de votre ordinateur.

En bref, les bénéfices sont évidents : 

  • Vous économisez jusqu’à 20 heures par mois sur l’administratif (communication centralisée, alertes en cas d’absence, plannings réalisables en 1 clic, échanges de shifts…)
  • Vous divisez par 5 le nombre d’heures travaillées en générant automatiquement la paie (toutes vos données de variables de paye sont regroupés sur un rapport téléchargeable)
  • Vous réduisez jusqu’à 6 points vos coûts de personnel en centralisant toutes les données de vos employés sur un seul espace (votre registre du personnel est numérique, vos documents RH et feuilles d’émargement accessibles)
  • Vous améliorez la satisfaction de vos équipes en communiquant en temps réel avec eux et en générant des bulletins de paie à jour et sans fautes 

Maintenant que nous avons identifié ensemble pourquoi il était bénéfique, voire essentiel, de vous faire accompagner sur la création de plannings et la gestion RH, la question est de savoir comment ? 

Comment choisir sa solution de gestion d’équipes ?


3 questions sont à vous poser au moment du choix d’un logiciel de gestion de planning et de personnel. D’abord, quelle est la structure de votre entreprise ? Deuxièmement, est-ce que le logiciel prend bien en compte la convention collective de mon établissement ? 


Pour avoir une coordination des équipes efficace et optimiser la performance de votre point de vente ou établissement, certains critères nous paraissent indispensables. 


📅 Une gestion des plannings rapide et simple

Votre onglet planning doit être simple d’utilisation et vous permettre d’opérer de manière assez flexible : Vous faites de l'annualisation, du roulement, de la modulation et ne voulez plus naviguer en différents onglets ? Vous avez besoin d’un planning où le compteur d’heures soit directement accessible ! Un logiciel de gestion de planning efficace vous proposera aussi de pouvoir dupliquer une semaine de planning à l’autre ou d’enregistrer des “modèles types” de planning pour automatiser la création de vos emplois du temps. 

Aussi, il est indispensable de vérifier que la solution RH prenne bien en compte votre convention collective pour que vos plannings soient alignés avec les règles légales. L’idéal serait d’avoir un outil de vérification des plannings où vous pouvez être alerté en cas de non respect de ces règles.

Enfin, vos plannings doivent pouvoir être mis au réel en fonction des demandes, indisponibilités, absences, congés...

💬 Une communication en temps réel

Communiquer rapidement et de manière simultanée avec vos employés est essentiel pour pouvoir organiser simplement le travail au sein de votre entreprise. Mais aussi pour augmenter la satisfaction de vos employés ! 

À quel point ce serait pratique de pouvoir envoyer vos plannings en 1 clic à tous vos employés et cela via différents canaux ? On recommande d’opter pour différents canaux de communication pour satisfaire la totalité de vos salariés : par email, par SMS ou même via une application mobile.

Un changement de dernière minute se fait sur vos plannings ? L’idéal est de pouvoir notifier le salarié concerné en 1 clic. Une autre option intéressante est le transfert de shifts entre employés : si ces derniers peuvent s’arranger directement entre eux en cas de changements ou d’imprévus, vous gagnerez un temps fou ! Vos salariés deviennent ainsi autonomes et plus flexibles, ce qui est généralement très apprécié.

💰 Un traitement de la paie optimal

Traiter la paie doit être facile ! Le logiciel de gestion de planning et de personnel que vous choisirez doit pouvoir vous offrir des rapports clairs avec l’ensemble des données de variables de paie. Ainsi, vous pouvez simplement transmettre un document à votre comptable qui n’aura que le retranscrire pour organiser la paie. Toutes les données salariales et contractuelles doivent être regroupées pour accélérer le travail de comptable.

Une option utile est aussi de pouvoir ajouter vos primes et acomptes directement sur le logiciel. 

Enfin, un critère de choix, si vous utilisez un logiciel de gestion de la paie du type PayFit, sera aussi de vérifier que la solution digitale que vous choisissez peut s’intégrer avec ! Si tel est le cas, vous ne devrez plus saisir aucune donnée et tous vos éléments de variables de paie et absences seront générés au format adapté à votre logiciel. 

📈 Une analyse poussée de votre activité

Construire ses plannings rapidement n’a pas autant d’intérêt si vous n’êtes pas capables d’évaluer ensuite les choix de staffing que vous avez fait ! Avez-vous employé trop de personnes dans votre première boutique ? Tel employé est-il toujours à l’heure et rentabilisez-vous donc son salaire ? Avez-vous accordé trop de congés payés ce mois-ci ? Quelles sont les prochaines échéances RH du mois ? Quelles modifications ont été faites sur vos plannings ?

Beaucoup de questions auxquelles il est compliqué de répondre en regardant vos plannings papiers ou excel ! Un tableau de bord reprenant l’ensemble de vos données RH et mettant en lumière vos indicateurs de performance est une précieuse aide pour mieux piloter votre activité. Tester, analyser et ajuster, c’est la clé du succès !

En ayant un outil qui vous permette de suivre en temps réel tous vos indicateurs RH, vous arriverez mieux à atteindre vos objectifs. Notamment si vous gérez plusieurs établissements à la fois !

⏰ Un suivi précis des heures travaillées

Un bon outil de gestion de planning et d’équipes s’accompagne normalement d’une pointeuse horaires. Avec une badgeuse, il est en effet possible de suivre avec exactitude les heures d’arrivée et de départ des collaborateurs, ainsi que les temps de pause.

Sans pointeuse horaire, il est bien sûr possible de gérer ses plannings mais vous n’aurez pas autant de certitude sur les heures travaillées ou heures supplémentaires réalisées par vos employés. C’est donc un bon moyen de vous assurer de la présence de vos salariés tout en appréciant à leur juste valeur leurs heures de travail. 

En bref, une pointeuse horaire est très utile lors de la mise au réel de vos plannings. Elle est en général simple à installer et à utiliser. Un point différenciant pour le choix d’une pointeuse horaire, est le fait de prendre en compte des employés non prévus au planning. Notamment si vous êtes dans le secteur de la restauration ou de l’hôtellerie, ou les changements de dernière minute ou extra sont nombreux ! 

🤝 Un accompagnement personnalisé, une expertise RH

Si vous réfléchissez à vous munir d’un logiciel de gestion de planning et de personnel, c’est certainement que votre besoin d’être accompagné est fort. Il est donc nécessaire d’avoir un outil qui soit plus qu’un simple logiciel, mais qui vous aide aussi sur l’ensemble de vos problématiques RH.

Vous vérifierez donc que des formations sont incluses pour la prise en main de l’outil, qu’un référent attitré puisse répondre à vos questionnements et qu’il y ait un service client disponible et réactif. 

Encore mieux, si l’entreprise éditrice du logiciel vous propose à côté du contenu exclusif à forte valeur ajoutée : des événements exclusifs, des livres blancs, des articles de blog… Foncez ! L'administratif ne va pas en se simplifiant, notamment depuis l’arrivée du Covid dans nos vies et vous aurez certainement besoin d’experts pour vous informer et vous aiguiller dans vos prises de décision !


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