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Soldes : comment préparer votre magasin et organiser votre personnel ?

Marie
Marie
20
April
2022
-
Mis à jour le
20
.
04
.
2022
Soldes : comment préparer votre magasin et organiser votre personnel ?

Vous débutez dans le commerce ou bien vous avez besoin d’une nouvelle organisation pour mener à bien vos soldes ? Voici tout ce que vous devez savoir du déroulement légal, de la gestion de votre personnel dans cette période charnière et bien sûr de votre stock pour que tout soit en place le jour J avant l’arrivée de vos clients. Découvrez aussi comment communiquer au mieux pour attirer les fidèles et ceux qui viennent par opportunité en raison de prix attractifs.

🛍 Comment se déroulent les soldes en France ?

Du contexte économique des soldes à la réalité de l’organisation, faisons le point !

👉 Le contexte des soldes depuis quelques années 

Avant le commerce en ligne, les soldes étaient une véritable institution en France dans les magasins. Des grandes boutiques aux commerces de proximité, le rituel était immuable et les ventes permettaient d’effacer la collection précédente pour favoriser la prochaine. Or avec les promotions permanentes, notamment en ligne, les commerces physiques ont aujourd’hui du mal à tirer leur épingle du jeu pendant un laps de temps court.

Ainsi, selon les chiffres de l’Observatoire économique régional (Crocis) de la CCI Paris Ile-de-France, après les soldes d’hiver 2022, 78 % des commerçants de la capitale ne se disaient « pas satisfaits ». Pour 40 % d’entre eux, cet événement n’a pas entraîné de hausse de chiffre d’affaires par rapport à un mois classique. 

Le e-commerce s’en serait-il mieux tiré ? Loin de là. Contrairement à ce que l’on pourrait croire, il a aussi souffert, avec -21 % par rapport à l’année précédente. Inflation galopante, économies post-confinement en baisse, moral en berne face à la situation internationale, les indicateurs pour de belles soldes ne sont pas au beau fixe !

Pourtant, cela reste un moment déterminant dans la vie d’une boutique. Mieux vaut donc voir le verre à moitié plein et optimiser l’expérience client pour convaincre et voir son chiffre d’affaires augmenter !

⚖️ Le déroulement des soldes d’un point de vue légal

Alors qu'auparavant les soldes duraient 6 semaines, depuis 2020 le gouvernement a décidé d'une durée maximale de 4 semaines. Cette nouvelle temporalité a pour but de concentrer la période des promotions, de sorte à limiter le temps d'attente pour la nouvelle collection et à faire de cette habitude un événement.

  • Pour les soldes d’hiver au mois de janvier : les soldes débutent le 2e mercredi du mois, sauf s’il tombe après le 12. Dans ce cas, ils sont avancés au 1er mercredi.
  • Pour les soldes d’été qui débutent fin juin : les soldes commencent le dernier mercredi du mois, sauf si cela tombe après le 28 juin. Dans ce cas, ils débutent le mercredi précédent.

Bien sûr, ce système est difficile à retenir pour vos client(e)s, d’où l’importance de communiquer précisément sur les dates comme nous le verrons plus loin.

🤔 Est-il obligatoire de faire les soldes quand on est commerçant ?

Avant tout, rappelons que les soldes ne concernent pas seulement le prêt-à-porter ou l’électroménager. Tous les secteurs marchands de distribution spécialisée peuvent faire des soldes. Tous les commerces sont-ils cependant obligés de solder des produits ? Non ! Chaque commerçant est libre d’organiser ou non cette période promotionnelle.

🤔 Quels produits avez-vous le droit de vendre pendant les soldes ?

Vous pouvez vendre tous les produits dont vous avez constitué le stock depuis au moins 30 jours. Les dernières collections peuvent ainsi facilement trouver preneur chaque saison. Les réassorts et les produits neufs ne peuvent au contraire pas être soldés.

🤔 A-t-on le droit de vendre à perte pendant les soldes ?

Oui, contrairement aux autres promotions (Black-Friday, ventes privées, etc.) les soldes sont une période où la vente à perte est autorisée afin de répondre au premier but de cet événement commercial : se débarrasser des anciens stocks. Pour autant, l’objectif est aussi de faire un peu plus de chiffre.

👜 Qui sont les clients des soldes ? 

La période des soldes draine de nombreux profils différents d’acheteurs :

  • Les fidèles : ils réalisent des achats toute l’année, et profitent des soldes pour augmenter la taille de leur panier d’achat. Vous les prévenez en avance des soldes et ce sont les premiers à réserver des articles (notez qu’il est possible de réserver en ligne si vous avez un site e-commerce). 
  • Les chasseurs de promotions : ce sont ceux qui cherchent la bonne affaire sur un produit ou qui refont leur garde-robe à cette occasion car ils manquent de temps pour faire les boutiques. 
  • Les badauds : En promenade du samedi, ils sont attirés par votre vitrine. Il convient donc de mettre l’accent sur cet aspect !

Pendant les soldes, vous devez à la fois plaire à vos clients habituels avec des offres intéressantes qui vous permettront parfois d’augmenter leur panier moyen, et faire le plein de nouveaux clients ! Car parmi les chalands et les fanatiques de la réductions, il y a une partie qui reviendra chez vous après avoir trouvé chaussure à son pied.

👟 Préparer son magasin pour les soldes étape par étape

Si toutes ces étapes sont indispensables, faites-les dans l’ordre qui vous arrange en fonction de votre organisation habituelle et des délais des imprimeurs notamment. 

🟣 Etape 1 : Faites l’inventaire du stock 

Cette première étape est indispensable pour savoir ce que vous avez à vendre en stock et ce que vous pouvez écarter des promotions en raison de bonnes ventes constantes. 

🟣 Etape 2 : Faites votre plan d’implantation 

Une boutique, quel que soit son cœur de vente, est un univers à lui seul qu’il faut préparer selon les évènements. Pour les soldes, la principale attente des clients est d’être bien aiguillés dans le magasin. Vous éviterez aussi à votre personnel de perdre du temps en répondant des dizaines de fois à la même question : « cet article est-il soldé ? »

Pour cela, déterminez une signalétique claire avec une progression logique dans le magasin, jusqu’à ce que les clients tombent sur la nouvelle collection. Évitez de mélanger les deux. Mieux vaut baliser l’ensemble des produits soldés et favoriser un coup de cœur sur les nouveaux produits en guise de bouquet final.

Regroupez les prix les plus attractifs et les soldes les plus importants à l’entrée du magasin pour attirer plus facilement. Veillez ensuite à disposer les produits par catégorie. 

🟣 Etape 3 : Préparez vos prix

En fonction de votre stratégie tarifaire, déterminez les articles dont vous souhaitez vous défaire le plus rapidement pour les placer en tête avec une réduction importante (-50 %, - 70 %) dès la première démarque. 

Veillez à être transparent sur chaque prix avec une étiquette présentant le prix original et le prix soldé. N’oubliez pas que vous pouvez aussi mettre en place vos invendus des saisons passées puisque la vente à perte est autorisée.

🟣 Etape 4 : Préparez votre communication

  • Print : environ 30 jours avant le début des soldes, prévoyez tous vos supports de communication et de signalétique (PLV) auprès de votre imprimeur avec vos créations graphiques. Pour une communication professionnelle de bout en bout, faites appel à une agence spécialisée dans votre secteur géographique.

  • Digitale : environ 15 jours avant le Jour J, prévenez vos client(e)s des prochains soldes sur vos réseaux sociaux, Facebook et Instagram et par le biais d’une newsletter, en fonction de votre communauté. Renouvelez l’opération à J-7, puis la veille (aussi par SMS) et enfin le Jour J pour annoncer les bonnes affaires. 

  • Vitrine : peu de temps avant les soldes, vous devrez concevoir une vitrine adaptée, qui donne envie de rentrer. Privilégiez une thématique unique, et évitez de placarder sur toute la vitre les ristournes (ce qui fait bazar plus que commerce), les plus importantes suffisent. 

🟣 Etape 5 : Formez votre équipe pour le jour J et établissez un planning

Que vous ayez dans votre équipe une vendeuse ou une dizaine, la formation est indispensable pour gérer la période des soldes. Chacun doit connaître son rôle pour éviter les fausses notes. Pour cela, vous devez leur donner une mission précise : qui sera en caisse, à la cabine d’essayage, dans les rayons, etc.

Il s’agit aussi de planifier vos besoins pour répondre à la demande (combien de caisses à ouvrir, quel roulement, qui travaillera le dimanche éventuellement) et limiter l’attente, ce qui nécessite dans certains cas d’embaucher des extras pour ces 4 semaines. A cela s'ajoute le décompte des heures de travail, des heures de repos, le calcul des congés, etc., soit un surcroît de travail administratif. 

📌Pour automatiser toute votre organisation RH lors de vos soldes, Skello vous propose de créer facilement un planning et de compter les heures pour vous. En cas de changement, tout est recalculé en 1 clic ! Skello est adapté à votre convention collective pour suivre toutes vos règles légales, sans avoir à y penser !

🟣 Etape 6 : Préparez votre matériel 

De la caisse à la lutte contre le vol, équipez-vous pour les soldes !

👉 Le paiement

Aujourd’hui, les clients veulent payer facilement et rapidement. Pour cela, vous devez absolument avoir un TPE et accepter la carte bleue. Eh oui, dans certains petits commerces de centre-ville, il existe encore des réticences, notamment en raison des frais, mais cela coupe des clients potentiels. 

Car à côté de ceux qui paient en carte bancaire, il y a aussi les plus modernes qui ajoutent à cela le paiement par smartphone ou montre connectée (Apple Pay, Google Pay, Samsung Pay, Paylib, etc.), soit le sans contact sans limite de montant. Cela est d’autant plus important que le temps d’encaissement est largement réduit, plus besoin d’attendre que le client se souvienne de son code et le tape ! Pour cela, vous devez vous équiper d’un TPE avec la technologie NFC. 

👉 Le guidage en caisse

Selon la taille de votre magasin, vous aurez peut-être besoin de mettre en place des poteaux de guidage en privilégiant la file d’attente unique. De cette façon, vous évitez les attentes cumulées à la même caisse qui sont une source d’abandon de l’achat. Aussitôt qu’une se libère, un nouveau client arrive, sans temps mort. Cela limite aussi les incivilités parmi les clients pour savoir qui est arrivé en premier et la perte de temps supplémentaire. 

Par ailleurs, veillez à avoir un code couleur bien identifié par segment de réduction pour éviter les erreurs en caisse et faciliter le repérage des clients. Autre aspect pratique : vous pouvez coller les étiquettes avant les soldes, sans troubler les clients puisque seuls les vendeurs sauront à quoi cela se rapporte. 

👉 Le matériel contre le vol

Enfin, n’oubliez pas la question du vol ! En temps normal, il s’agit déjà un enjeu pour tous les commerces de détails. Mais, pendant les soldes, et alors que de nombreuses personnes peuvent se bousculer dans votre boutique et que votre équipe est sursollicitée, vous avez besoin d’un système efficace pour lutter contre les resquilleurs :

  • Étiquettes RFID (qui facilitent aussi votre inventaire grâce à un scan rapide des produits)
  • Bornes et antennes de détection
  • Caméras de surveillance en caisse pour avoir un œil dans tous les recoins, notamment à la sortie des cabines d’essayage

N’oubliez pas non plus de donner des instructions aux personnes que vous embauchez à cette occasion, afin qu’elles sachent comment opérer en cas de soupçon de vol.

👎 Quelles sanctions en cas de non-respect des règles des soldes ?

Les soldes sont un événement commercial très encadré par la loi. Vous n’avez pas le droit d’appliquer de fausses soldes en prétendant baisser le prix alors que ce n’est pas le cas ou en augmentant indûment le prix avant de le baisser, ce qui est une tromperie. Ainsi, le retailer risque :

  • 75 000 € d’amende pour une personne morale si les articles soldés ont été achetés moins de 30 jours avant, ou s’il propose des soldes avant la date prévue.
  • Jusqu’à 750 000 € en cas de tromperie sur les prix ou la marchandise

Les soldes sont une période indispensable à la mise en avant de tous les commerces de distribution spécialisée. Pour l’organisation de l’équipe de vente et les aspects RH, faites confiance à l’automatisation de Skello ! 

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